Verträge, Angebote und Geschäftsbriefe lassen sich heute bequem online in Auftrag geben. Datei hochladen, Angebot prüfen, Übersetzung herunterladen: Das klingt einfach, und das ist es auch, wenn man einige Punkte beachtet. Wer gut vorbereitet bestellt, spart Zeit, Geld und Rückfragen.

Dieser Beitrag erklärt, wie Sie Geschäftsunterlagen sicher und zuverlässig übersetzen lassen.

Die richtige Datei bereitstellen

Senden Sie die endgültige Fassung des Dokuments. Entwürfe, die sich noch ändern, führen zu Nachträgen und Mehrkosten. Bearbeitbare Dateien wie Word oder Excel sind besser als Fotos von Ausdrucken, weil Layout und Tabellen erhalten bleiben.

Fügen Sie vorhandene Glossare, frühere Übersetzungen und Firmenrichtlinien bei. So übernimmt der Übersetzer die Begriffe, die in Ihrem Haus längst üblich sind.

Zweck und Zielgruppe nennen

Ein internes Papier braucht weniger Feinschliff als ein Vertrag oder ein Angebot für einen Neukunden. Der Zweck bestimmt Stil, Prüfaufwand und die Frage, ob eine Beglaubigung nötig ist.

Nennen Sie außerdem das Zielland. Das Deutsch in Österreich oder in der Schweiz unterscheidet sich in Wortwahl und Schreibweise vom Deutsch in Deutschland.

Das Angebot richtig lesen

Ein faires Angebot nennt die Sprachkombination, den Umfang, den Preis pro Wort oder Seite und den Liefertermin. Es sagt auch, was enthalten ist, etwa Korrektur, Formatierung und Beglaubigung. Liegt ein Angebot weit unter den anderen, fragen Sie nach, was fehlt. Ein professioneller Übersetzungsservice erklärt diese Punkte vor der Bestellung in klaren Worten.

Der Umfang wird meist in Wörtern gezählt, weil Schrift und Tabellen die Seitenzahl verzerren. Klären Sie, wie Kopfzeilen, Fußzeilen und Text in Bildern berücksichtigt werden.

Datenschutz beim Hochladen

Verträge und Personalunterlagen enthalten sensible Daten. Wählen Sie einen Anbieter, der verschlüsselt überträgt, den Zugriff begrenzt und seine Übersetzer zur Vertraulichkeit verpflichtet. Grundlagen zum Umgang mit personenbezogenen Daten erklärt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz.

Fragen Sie, wie lange Dateien gespeichert und wie sie nach Projektende gelöscht werden. Ein seriöser Anbieter antwortet ohne Zögern.

Übersetzung und Prüfung

Ein sauberer Ablauf umfasst mindestens zwei Personen: eine übersetzt, die andere prüft. Der Prüfer vergleicht den Text mit dem Original und liest ihn danach allein, um holprige Formulierungen, Tippfehler und ausgelassene Zeilen zu finden.

Bei juristischen und technischen Themen kommt oft eine dritte Kontrolle durch einen Fachmann hinzu. Hier zeigt sich der Wert eines erfahrenen Anbieters.

Rückfragen als gutes Zeichen

Gute Übersetzer fragen nach, etwa bei einer unklaren Abkürzung oder einem unleserlichen Stempel. Das ist kein Zeichen von Verzögerung, sondern von Sorgfalt. Antworten Sie schnell, denn jeder Tag Wartezeit verlängert den Zeitplan um einen Tag.

Rechtliche Dokumente besonders sorgfältig behandeln

Bei Vollmachten, Verträgen und Erklärungen kommt es auf jedes Wort an. Eine falsch gesetzte Einschränkung kann die Bedeutung einer Klausel verändern. Wie eine solche Übersetzung abläuft, zeigt unser Beitrag zur Übersetzung von Vollmachten für Ämter und Banken.

Lieferung und Rückmeldung

Sie erhalten die Übersetzung im gewünschten Format, möglichst mit dem Layout des Originals. Prüfen Sie Namen, Daten und Zahlen gegen die Vorlage. Entdecken Sie einen Fehler, melden Sie ihn sofort, damit er im Rahmen der Korrekturregeln des Anbieters behoben wird.

Korrekturen und Reklamationen

Auch sorgfältige Arbeit kann einen falsch geschriebenen Namen oder einen Begriff enthalten, der nicht zu Ihrem Hausstil passt. Fragen Sie vor der Bestellung, wie lange Sie Mängel melden können und wer Korrekturen übernimmt. Eine klare Regelung zeigt, dass der Anbieter zu seiner Arbeit steht.

Ein Archiv für künftige Aufträge

Speichern Sie die freigegebene Übersetzung, das Glossar und die Antworten des Übersetzers. Beim nächsten Auftrag schicken Sie diese Unterlagen mit. Über mehrere Projekte hinweg entsteht so ein Translation Memory, das Begriffe einheitlich hält und die Kosten für wiederkehrende Texte senkt.

Terminologie und Hausstil absprechen

Jedes Unternehmen hat eigene Begriffe für Produkte, Abteilungen und Verfahren. Teilen Sie diese Begriffe vorab mit, am besten als kurze Liste mit der gewünschten deutschen Entsprechung. So vermeiden Sie, dass derselbe Ausdruck im Vertrag und im Anhang unterschiedlich erscheint. Einheitliche Begriffe sind in Geschäftsunterlagen eine Frage der Rechtssicherheit.

Formate und Layout im Blick behalten

Deutsche Texte werden häufig länger als die Vorlage. Tabellen, Diagramme und Fußzeilen müssen deshalb angepasst werden. Fragen Sie, ob die Formatierung im Preis enthalten ist und in welchen Dateiformaten Sie das Ergebnis erhalten, etwa Word, PDF oder InDesign.

Mehrsprachige Projekte planen

Brauchen Sie dieselben Unterlagen in mehreren Sprachen, bestellen Sie alle Sprachen gemeinsam. So gelten dieselben Begriffe und derselbe Zeitplan für jede Fassung, und Sie haben nur einen Ansprechpartner für Rückfragen und Freigaben.

Zeitplanung von Eilauftrag bis Routine

Ein Auftrag von wenigen Seiten dauert in der Regel einige Arbeitstage. Eilaufträge kosten mehr, weil Übersetzer andere Arbeiten verschieben müssen. Wer eine Frist kennt, bestellt früh und lässt sich den Liefertermin schriftlich bestätigen.

Häufige Fehler vermeiden

Typische Fehler sind Entwürfe als Vorlage, fehlende Angaben zum Zweck, vergessene Formatierung und die Entscheidung allein nach dem Preis. Jeder dieser Fehler führt später zu Nacharbeit. Hinzu kommt häufig ein fehlender Stilleitfaden, sodass jeder Übersetzer dieselben Fragen anders löst.

Fazit

Geschäftsunterlagen online übersetzen zu lassen, funktioniert am besten mit guter Vorbereitung, klaren Angaben, einem genau gelesenen Angebot und offener Kommunikation. Wer diese Schritte beachtet, erhält zuverlässige Übersetzungen pünktlich und ohne böse Überraschungen.